Implantação guiada · Gaia Nutri
O guia da sua secretária, passo a passo.
Tudo o que você faz para deixar a Gaia Nutri funcionando, explicado com calma, para voltar sempre que precisar. Siga na ordem e não tem erro. Você não instala nada: quem monta é o nosso servidor.
O mapa
Como tudo se encaixa
Você fala com ela pelo Telegram. Ela fala com os pacientes pelo WhatsApp do consultório. O painel mostra tudo o que ela fez, está fazendo e vai fazer, e é onde você aprova o que depende de você.
Checklist
Antes de começar
Cinco minutos agora economizam meia hora depois. Tenha por perto:
- O link de primeiro acesso que veio na mensagem de boas-vindas. Ele vale por 7 dias e funciona uma vez só.
- CRN, cidade, endereço do consultório ou o link fixo da consulta online.
- Dias e horários em que você atende, quanto dura a primeira consulta e o retorno, os valores de cada um e se algum retorno vem incluso.
- O seu ritmo de retorno mais comum (15, 30, 45 dias) e o que o paciente deve trazer ou fazer antes da primeira consulta.
- A sua chave Pix e como você cobra (por consulta, por mês ou plano de acompanhamento).
- A lista de pacientes em acompanhamento: nome, WhatsApp e a data do próximo retorno. Pode começar com dois ou três.
- A logo do consultório (opcional), para o PDF do plano alimentar.
- O Telegram instalado no seu celular, e o celular do consultório com o WhatsApp aberto.
- Uns 30 minutos sem interrupção, no computador.
Teste com pacientes fictícios e coloque o seu próprio celular como o de um deles: você vê a assistente conversando como se fosse com um paciente. No WhatsApp, prefira um chip secundário. A conexão é feita pelos "Aparelhos conectados", o mesmo caminho do WhatsApp Web.
Começo · 1 minuto
O primeiro acesso: a sua senha e o seu PIN
Na mensagem de boas-vindas veio um link só seu. Ele abre uma página com o seu e-mail já preenchido, onde você cria duas chaves:
- A senha do painel, com pelo menos 8 caracteres. É com ela e com o seu e-mail que você entra das próximas vezes, em painelnutri.muccini.ia.br.
- O PIN do prontuário, com 6 números. Ele é uma segunda chave: mesmo com o painel aberto, prontuários, medidas, exames e planos só aparecem com o PIN.
Clique em Criar e entrar e você cai direto na sua Central, onde estão os próximos passos.
Nem o Rodrigo. Por isso ela não vem por mensagem: é você quem cria. Se esquecer, ele te manda um link novo.
Passo 1 · uns 10 minutos
O questionário: a Instalação Express
Quer ver antes como tudo fica pronto? No topo do menu do painel, troque Meus dados por Demonstração: o painel inteiro aparece preenchido com pacientes fictícios. Um clique e você volta.
Depois do primeiro acesso você já está na Central. Na aba Instalação Express você responde seis blocos. As respostas são salvas enquanto você escreve: pode parar e voltar depois, até de outro aparelho.
- Você e o consultório. Nome, CRN, cidade, a sua área de atuação (clínica, esportiva, materno-infantil...), quem você atende e se a assistente fala de você como "a nutricionista" ou "o nutricionista".
- Como você atende. Presencial, online ou os dois; endereço e link; os dias e os horários em que começa uma consulta (toque nos horários para marcar); a duração e o valor da primeira consulta e do retorno; o ritmo de retorno; o preparo para a primeira consulta. Ela nunca oferece um horário fora destes, e a primeira consulta, mais longa, não deixa marcar outra em cima.
- Pagamento. Como você cobra, a chave Pix e o seu texto sobre faltas e desmarcações.
- A sua assistente. O nome dela (é o que os pacientes veem), o tom das mensagens, quem ela responde no WhatsApp e se manda o lembrete de retorno.
- Seus pacientes. Uma linha por paciente, com a próxima consulta e o ritmo de retorno. Com data e horário, a consulta já entra na agenda; só com a data, vira retorno previsto e a assistente oferece horários ao paciente perto do dia. Tem a lista num Excel, Word ou PDF? Use Importar de um arquivo: a assistente lê, você confere as linhas, e só então cadastra.
- Instagram (opcional). O seu @, uma foto sua e um dos dez modelos de card.
No fim, um botão: Ativar a minha assistente. Em segundos ela sabe como o seu consultório funciona e você cai no Passo a passo.
No cadastro do paciente vai só o administrativo. Objetivo, medidas, exames, qualquer coisa clínica fica no prontuário, que é cifrado e só abre com o seu PIN.
Passo 2 · sozinho
A sua assistente fica pronta
Você não faz nada aqui. O servidor monta a sua assistente com o manual da Gaia Nutri e os dados do questionário. No Passo a passo da Central, este item fica verde em alguns segundos. Se ficar parado por mais de alguns minutos, fale com o Rodrigo.
Passo 3 · 2 minutos, no celular
Ligar o Telegram: onde você fala com ela
É por ali que você manda o áudio depois da consulta, dita o plano alimentar, pede a agenda, aprova o que ela escreveu e recebe o resumo do dia às 7h.
- Não tem Telegram? Instale pela loja do celular. É grátis.
- Abra t.me/GaiaNutri_bot e toque em Iniciar.
- O bot responde "Esta conversa ainda não está liberada" e um código de letras e números. É assim mesmo: o código é a chave.
- Na Central, Passo a passo → Telegram, digite o código e clique em Ligar.
- Em segundos a sua assistente manda um oi no Telegram. Pronto.
Passo 4 · 2 minutos, com o celular do consultório
Conectar o WhatsApp: onde ela fala com os pacientes
Ela entra como um "aparelho conectado", igual ao WhatsApp Web. Você continua usando o WhatsApp normalmente no celular.
- Na Central, Passo a passo → WhatsApp, clique em Gerar QR. O código aparece em alguns segundos.
- No celular do consultório, abra o WhatsApp → ⋮ (ou Configurações, no iPhone) → Aparelhos conectados → Conectar aparelho.
- Aponte a câmera para o QR. O passo fica verde sozinho.
- Escolha quem ela responde: só pacientes cadastrados (recomendado se o número também é o seu pessoal) ou qualquer pessoa (número só do consultório: ela recebe quem quer marcar a primeira consulta e te avisa).
Ele vale por cerca de um minuto e se renova sozinho na tela. Se precisar, clique em Gerar outro QR.
Passo 5 · opcional · 1 minuto, no computador
Conectar o Google Agenda
As consultas aparecem na sua agenda do Google, com "Primeira consulta" ou "Retorno" e a duração certa. E o que você marcar lá (dentista, curso, viagem) bloqueia o horário: a assistente não oferece esse horário a ninguém. Ela não lê o que são os seus compromissos, só se o horário está livre.
- Na Central, Passo a passo → Google Agenda, clique em Conectar Google Agenda e escolha a sua conta.
- Vai aparecer o aviso "O Google não verificou este app". É normal enquanto a verificação do Google não sai. Clique em Avançado e depois em Acessar Gaia Nutri.
- Deixe as duas permissões marcadas e clique em Continuar. Você volta para a Central.
Passo 6 · opcional · 3 minutos
Conectar o Instagram
A assistente escreve os posts dentro das regras do CFN (sem antes e depois, sem promessa de resultado) e desenha os carrosséis num dos dez modelos que você escolheu. Nada é publicado sem o seu aprovado. A conta precisa ser profissional (Criador de conteúdo ou Empresa).
- Mande o seu @ para o Rodrigo. Ele te envia um convite de testador (enquanto a Gaia Nutri passa pela verificação da Meta).
- Aceite o convite pelo computador: instagram.com/accounts/manage_access → Convites de testador → Aceitar.
- Na Central, Passo a passo → Instagram, clique em Conectar Instagram, entre com a conta do consultório e autorize.
Retrato, Revista, Post de rede e Polaroid usam uma foto sua; Pôster e Cinema usam fotos de banco de comida e cozinha; os outros são só desenho e letras. Dá para trocar a qualquer momento em Configurações → Instagram.
Passo 7 · 5 minutos
O primeiro teste, de ponta a ponta
Com os pacientes fictícios, faça estes quatro testes. Os dois do meio ficam verdes sozinhos na Central.
- No Telegram, mande:
qual é a minha agenda de amanhã?
- Mande um áudio contando uma consulta inventada, com peso e cintura, como faria depois de atender. Ela escreve o registro e pede o seu aprovado; as medidas vão para o gráfico.
- Do celular cadastrado como paciente, mande um oi para o WhatsApp do consultório e peça para remarcar. A conversa aparece em Mensagens, no painel.
- No Telegram, dite um plano curto e peça:
manda o plano para a Ana
. Ela mostra o PDF e só envia depois do seu aprovado.
Depois da implantação
O dia a dia com ela
O resumo do dia no Telegram: consultas, quem não confirmou, retornos sem horário, quem está devendo e o que espera o seu aprovado.
Os lembretes de retorno saem sozinhos pelo WhatsApp: quem tem retorno marcado é lembrado; quem tem retorno previsto recebe três horários para escolher.
Um áudio de dois minutos. Ela escreve o registro no seu modelo, põe as medidas no gráfico e só salva com o seu sim. Se você ditou o plano, ela monta o PDF para o seu aprovado.
Ela vê quem da lista de espera combina e pergunta se pode oferecer.
Algumas frases para começar (escreva do seu jeito, ela entende):
- cadastra a Ana Souza, 11 99999-0000, primeira consulta quinta às 10h, online
- retorno da Mariana em 30 dias
- quem está sem retorno marcado?
- faz o recibo da Mariana da consulta de terça
- faz um carrossel sobre lanches práticos para o trabalho
A lista completa fica na Central, aba Comandos do dia a dia.
Ética e LGPD
A Gaia Nutri já segue as regras da profissão
- Ela não prescreve. Não monta dieta, não calcula calorias, não indica suplemento nem remédio e não comenta corpo ou peso com paciente. No plano alimentar, organiza só o que você ditou.
- Nada clínico sai sem você. Todo registro, plano alimentar, post ou lembrete de pagamento espera o seu aprovado.
- Prontuário, medidas, exames e planos cifrados, abertos só com o seu PIN de 6 dígitos, com registro de cada acesso que você mesma pode ver.
- Em sinal de transtorno alimentar ou de risco numa mensagem de paciente, ela acolhe numa frase e te avisa na hora, com destaque; em risco à vida, informa o SAMU (192) e o CVV (188).
- Instagram dentro do CFN: sem antes e depois, sem resultado de paciente, sem promessa e sem marca de produto.
- Seus dados são seus. Você baixa tudo quando quiser (Configurações → Seus dados), inclusive medidas, exames e planos. Os pacientes devem saber que o consultório tem uma assistente: há um modelo de aviso pronto.
Os detalhes estão na política de privacidade.
Socorro
Travou? Respira.
Quase tudo cai num destes casos:
Conte em uma frase o que aconteceu e em que passo você está.